Nhận diện 8 kẻ “đánh cắp thời gian” chốn công sở
Đối với tôi, kẻ “đánh cắp thời gian” là tất cả các hoạt động khiến bạn sao nhãng, làm lãng phí thời gian và không liên quan đến nhiệm vụ công việc. Có phải bạn đang nghĩ “có ti tỉ thứ khiến tôi sao nhãng khi ở công ty?”. Bạn không sai. Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết này, tôi sẽ tập trung vào những kẻ “đánh cắp thời gian” phổ biến, nhiều người gặp phải nhất.
Kẻ “đánh cắp thời gian” số 1: Email
Gửi và check email có vẻ là một hoạt động vô hại khi làm việc. Tuy nhiên, bạn đừng để bị lừa. Một nghiên cứu đã chứng minh rằng, nhân viên nhận được 304 email mỗi tuần và một người kiểm tra email trung bình 36 lần trong một giờ.
Mỗi lần kiểm tra email, họ mất thêm 16 phút nữa để quay trở lại công việc chính. Bạn hãy cùng tôi thực hiện một phép toán nào.
- 1 giờ làm việc bằng 60 phút.
- Kiểm tra, trả lời email tốn khoảng 1 – 3 phút (tính trung bình 2 phút).
- 16 phút để thực sự quay lại làm việc sau khi kiểm tra email.
Như vậy, nếu một giờ bạn kiểm tra mail 4 lần, bạn sẽ dành 8 phút, thêm 64 phút nữa để quay trở lại thực hiện công việc đang dang dở.
Trong trường hợp đó, bạn thậm chí còn không có thời gian để “thực sự” làm việc.
👉 Xem thêm: 10 tips sử dụng email hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian
Kẻ “đánh cắp thời gian” số 2: Họp hành
Các cuộc họp chính là những kẻ giết chết năng suất, tôi tin rằng có nhiều người đồng ý với tôi về điều này.
Một nghiên cứu cho thấy, 92% nhân viên không chú ý về những điều đang diễn ra trong các cuộc họp. Ngay cả các giám đốc điều hành cũng thừa nhận rằng, 67% cuộc họp diễn ra tại công ty không đạt được kết quả như mong muốn.
Sự thật là, các cuộc họp sẽ trở nên vô nghĩa khi những vấn đề được thảo luận không trực tiếp ảnh hưởng đến nhân viên. Điều đó có nghĩa là, bạn dành thời gian làm việc để họp, nhưng cuộc họp đó lại không hề có giá trị.
Kẻ “đánh cắp thời gian” số 3: Ra quyết định
Mỗi ngày có hàng tá vấn đề yêu cầu bạn phải ra quyết định từ trưa nay ăn gì, chiều uống loại trà sữa nào,… cho đến kế hoạch này có khả thi không, dự án này nên bắt đầu từ lúc nào.
Ngay cả những vấn đề đơn giản nhất cũng có thể chiếm của bạn hàng chục phút đồng hồ để có được quyết định cuối cùng. Chẳng hạn, như trường hợp cô đồng nghiệp của tôi, cô ấy dành thời gian từ 11 giờ đến 11 giờ 10 phút để quyết định trưa ra quán ăn hay gọi ship đồ về văn phòng; sau đó dành thêm 10 phút để lựa chọn giữa cơm và bún và tốn thêm 15 phút để lựa chọn quán ăn.
Để đánh bại kẻ “cắp thời gian” chốn công sở thứ 3, bạn nên đơn giản hóa cuộc sống, sắp xếp mức độ quan trọng của các vấn đề và giảm thời gian dành cho những công việc không quan trọng tới mức tối thiểu. Bạn có thể dành thời 1 tiếng vào chủ nhật để lên kế hoạch về set đồ bạn định mặc khi đi làm, các món ăn vào trưa hàng ngày của tuần tiếp theo,…
👉 Xem thêm: Ra quyết định là gì? Kỹ năng ra quyết định của nhà quản lý
Kẻ “đánh cắp thời gian” số 4: Mạng xã hội
Thành thật mà nói, mạng xã hội có thể là nguồn phân tâm chính của chúng ta, không chỉ ở nơi làm việc mà còn trong nhiều bối cảnh khác.
Thời gian liên tục trôi qua khi chúng ta lướt Facebook, trả lời tin nhắn trên Instagram, xem các video thịnh hành trên Youtube. Trước khi bạn nhận ra rằng bạn đang dành quá nhiều thời gian cho hành vi này, 30 phút đã trôi qua trong chớp mắt.
Kẻ “đánh cắp thời gian” số 5: Đa nhiệm
Tôi cũng từng có một thời gian nghĩ rằng làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc có nghĩa là tôi làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, suy nghĩ khác xa với sự thật.
Khi làm nhiều việc cùng lúc, tôi gần như phải hoàn thành tất cả mọi thứ cùng một thời điểm. Và khi deadline gần kề, tôi bỗng nhận ra tôi chưa làm xong bất cứ công việc nào. Điều đó làm tôi cảm thấy căng thẳng tột độ. Chắc hẳn bạn có thể đoán được kết quả cuối cùng của tình trạng này. Những thứ được thực hiện trong tình trạng gấp gáp, căng thẳng sẽ rất khó để tốt.
Kể từ đó, tôi nhận ra rằng, thực tế, không hề có cái gọi là đa nhiệm. Theo tôi, bạn nên sắp xếp mức độ quan trọng của từng công việc và tập trung hoàn thành từng việc một.
👉 Xem thêm: 7 Ứng dụng giúp tăng cường khả năng tập trung cao độ
Kẻ “đánh cắp thời gian” số 6: Các mối quan hệ xã hội
Khi nói các mối quan hệ xã hội là kẻ “đánh cắp thời gian” chốn công sở, tôi không có ý khuyên bạn rời bỏ bạn bè, đồng nghiệp của mình. Vì việc nói chuyện, vui đùa với những người xung quanh rất quan trọng và có lợi cho sức khỏe tinh thần. Tuy nhiên, có một ranh giới rõ ràng giữa việc xã hội hóa lành mạnh và sự sao nhãng.
Hãy thử tưởng tượng, khi bạn đang chăm chỉ làm việc, đồng nghiệp bỗng nhắn tin cho bạn rủ uống trà sữa. Khi đó, họ không chỉ phá vỡ sự tập trung của bạn mà còn khiến bạn tốn thêm thời gian cho việc ra quyết định.
Bạn cũng có thể phải làm việc với những người đồng nghiệp ồn ào hoặc làm việc trong môi trường mà mọi người liên tục gọi điện thoại trong khi bạn cần tập trung. Những điều này đều có thể khiến bạn lãng phí thời gian quý báu.
Bạn không nên hoàn toàn tách bản thân ra khỏi đám đông; song bạn cần biết khi nào nên làm việc và khi nào nên chơi. Nếu xung quanh quá ồn, bạn có thể đeo tai nghe. Khi có quá nhiều tin nhắn không liên quan đến công việc được gửi qua Zalo, Skype,… bạn có thể tắt thông báo.
Kẻ “đánh cắp thời gian” số 7: Sự trì hoãn
Bạn có thể cảm thấy buồn chán và không hứng thú với công việc của mình. Hai yếu tố này tạo ra sự trì hoãn và trì hoãn chính là “hung thủ” giết chết năng suất của bạn.
Hãy tập trung và đừng bao giờ quên lý do tại sao bạn đến công ty. Tất cả chúng ta đều có lý do để làm việc và thành công, cho dù đó là gia đình hay tham vọng cá nhân. Nếu bạn không bao giờ quên điều mà bạn muốn đạt được, bạn sẽ có động lực để làm việc chăm chỉ hơn.
👉 Xem thêm: Tác hại của thói quen trì hoãn công việc và cách khắc phục
Kẻ “đánh cắp thời gian” số 8: Nơi làm việc lộn xộn
Christina Scalise – tác giả sách nổi tiếng của Mỹ nói rằng “sự lộn xộn là biểu hiện vật lý của những quyết định không được thực hiện bởi sự trì hoãn.”
Với tôi, câu nói này không thể đúng hơn. Sự lộn xộn hiện hình khi chúng ta bỏ dở mọi thứ và đẩy nó sang một bên. Điều làm cho sự lộn xộn trở nên nguy hiểm là nó xuất phát từ vấn đề làm việc không hiệu quả và dẫn đến năng suất thấp. Một nơi làm việc thiếu ngăn nắp khiến bạn khó tập trung vào nhiệm vụ vì mắt của bạn nhìn thấy nhiều thứ xung quanh – những thứ có thể khiến bạn phân tâm.
Để đánh bại kẻ “đánh cắp thời gian” chốn công sở này, bạn nên dọn dẹp bàn làm việc; để tầm nhìn (và cả tâm trí) tập trung vào một việc vào một thời điểm. Bạn nên tránh bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ khác trước khi hoàn thành công việc đang làm.
👉 Xem thêm: Hãy sắp xếp văn phòng của bạn để nâng cao năng suất làm việc
Kết luận
Lãng phí thời gian không chỉ gây hại cho tổ chức mà còn gây hại cho chính bạn. Vì vậy hãy quản lý thời gian đúng cách, đánh bại 8 kẻ “đánh cắp thời gian” chốn công sở nói trên và xây dựng các thói quen làm việc lành mạnh. Khi đó, bạn sẽ sớm nhận thấy rằng, làm việc chăm chỉ giữ cho công việc và cả cuộc sống của bạn trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
