Phó phòng mua hàng vừa chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong phòng mua hàng, vừa phụ trách giám sát các hoạt động chuyên môn liên quan đến lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng... Thực tế, vai trò này chỉ có ở các công ty quy mô vừa và lớn vì ở các công ty nhỏ hơn, trưởng phòng mua hàng thường phụ trách tổng thể, trực tiếp các hoạt động. Mô tả công việc phó phòng mua hàng giúp ứng viên hiểu hơn về vai trò, chuẩn bị sẵn sàng khi tìm việc, trong khi nhà tuyển dụng có cơ sở để soạn thảo tin đăng tuyển đầy đủ nhất, chính xác nhất.

Nhiệm vụ thường ngày của phó phòng mua hàng là làm gì?

I. Phó phòng mua hàng là làm gì?

Phó phòng mua hàng là vị trí quản lý trong bộ phận mua hàng tại doanh nghiệp, đứng sau trưởng phòng mua hàng và hỗ trợ trực tiếp cho trưởng phòng mua hàng. Phó phòng mua hàng tham gia phát triển các chiến lược mua hàng và giám sát trực tiếp nhân viên/ chuyên viên mua hàng trong các hoạt động hàng ngày của họ nhằm tìm nguồn cung ứng và mua sản phẩm, thiết bị và dịch vụ. Trách nhiệm của phó phòng mua hàng bao gồm phát triển các chiến lược mua hàng, duy trì mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp, phối hợp với các nhóm nội bộ về nhu cầu cung ứng của họ.

Trong nhiều trường hợp, rất nhiều các báo cáo, quyết định, chính sách của phòng mua hàng chỉ cần có chữ ký của phó phòng mua hàng là đủ. Phó phòng mua hàng báo cáo trực tiếp với trưởng phòng và truyền đạt quyết định từ trưởng phòng, ban giám đốc tới nhân viên.

II. Mô tả công việc của Phó phòng mua hàng

1. Nhiệm vụ chính của Phó phòng mua hàng

Nhiệm vụ cụ thể của phó phòng mua hàng trong mỗi công ty, doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực sản xuất hay phân phối khác nhau sẽ không hoàn toàn giống nhau. Dù vậy, mô tả công việc của phó phòng mua hàng về cơ bản sẽ là:

• Xây dựng và thực hiện các chiến lược mua hàng.
• Quản lý hoạt động mua hàng hàng ngày, giám sát nhân viên, chỉ đạo và phân công công việc.
• Quản lý quan hệ với nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng, giá cả, thời hạn,...
• Duy trì cơ sở dữ liệu nhà cung cấp, hồ sơ mua hàng và tài liệu liên quan.
• Phối hợp với kiểm soát hàng hóa.
• Quản lý việc bảo trì thiết bị, máy móc văn phòng/ thiết bị sản xuất.
• Đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng được mua sắm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và thông số kỹ thuật theo yêu cầu.
• Lập dự toán chi phí và quản lý ngân sách.
• Làm việc để cải thiện hệ thống và quy trình mua hàng.
• Các yêu cầu khác theo chỉ đạo của trưởng phòng mua hàng.

Phó phòng mua hàng cần có kỹ năng, phẩm chất gì?

2. Yêu cầu trình độ, kỹ năng với Phó phòng mua hàng

Các yêu cầu với trình độ, kinh nghiệm và phẩm chất, kỹ năng của phó phòng mua hàng nhìn chung gần như tương đương với trưởng phòng mua hàng. Một số tiêu chí nhà tuyển dụng dùng để đánh giá ứng viên là:

• Bằng cử nhân trở lên ngành Quản trị kinh doanh, Logistics, Xuất nhập khẩu hoặc lĩnh vực liên quan.
• Kinh nghiệm làm việc từ 3 - 5 năm, từng đảm nhiệm vai trò phó phòng mua hàng là lợi thế.
• Kiến thức tốt về quản lý chuỗi cung ứng.
• Thành thạo các phần mềm cộng tác, phần mềm doanh nghiệp và thư tín thương mại.
• Kỹ năng đàm phán và tư duy phản biện.
• Kỹ năng phân tích, lập kế hoạch.
• Kỹ năng giao tiếp xuất sắc cả bằng văn bản và lời nói.

Mô tả công việc của phó phòng mua hàng đã giúp bạn hiểu hơn về vai trò này? Nếu như mục tiêu của bạn là thăng tiến lên phó phòng mua hàng hay trưởng phòng, giám đốc thì hãy nỗ lực và phấn đấu từ hôm nay để luôn sẵn sàng cho các cơ hội của mình nhé.