Mẹo đơn giản để rèn luyện, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng
I. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Kỹ năng tin học văn phòng hiểu đơn giản là kỹ năng sử dụng máy tính để làm việc. Một người có kỹ năng tin học văn phòng sẽ thành thạo các thao tác trên máy, thành thạo những bộ công cụ cơ bản như Microsoft Office, phát hiện và khắc phục một số vấn đề đơn giản khi truy cập Internet,... Kỹ năng này được chia thành 2 phần chính là:Kỹ năng phần cứng cho phép bạn vận hành máy tính, có thể chỉ đơn giản là cách bật và tắt thiết bị hoặc liên quan đến các tác vụ phức tạp hơn như kết nối máy với mạng, thay đổi bộ phận hoặc sửa chữa các thiết bị hỏng. Trên thực tế, nhiều công ty thuê thường nhân viên kỹ thuật cho những nhiệm vụ phức tạp.
Kỹ năng phần mềm giúp bạn sử dụng hiệu quả các chương trình và ứng dụng máy tính. Có một số kỹ năng phần mềm mà nhà tuyển dụng có thể coi là điều kiện tiên quyết như trình xử lý văn bản Microsoft Word chẳng hạn. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào vị trí công việc ứng tuyển mà bạn cần trang bị các kỹ năng phần mềm khác nhau, chẳng hạn nếu là một lập trình viên máy tính, bạn có thể phải biết nhiều ngôn ngữ mã hóa khác nhau như Python, C ++, Java hoặc HTML; Những người đang ứng tuyển vào các vị trí hỗ trợ quản trị có thể sẽ cần kinh nghiệm dùng Microsoft Office Suite, ứng dụng Google và phần mềm kế toán.
II. Tại sao kỹ năng tin học văn phòng lại quan trọng?
Hầu hết các công việc hiện nay đều yêu cầu sử dụng máy tính, thiết bị di động hoặc ứng dụng phần mềm. Một số nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu kiến thức hoặc kinh nghiệm trước với các ứng dụng cụ thể, trong khi một số khác có thể hỗ trợ đào tạo tại chỗ. Nếu bạn có kiến thức làm việc về phần mềm thường được sử dụng, bạn có thể dễ dàng học cách sử dụng các chương trình mới hơn.Cho dù bạn làm việc trong ngành dịch vụ khách hàng, sản xuất, dịch vụ thực phẩm hay công nghệ, nhà tuyển dụng vẫn sẽ sử dụng các ứng dụng máy tính để tự động hóa một số tác vụ nhất định, hợp lý hóa giao tiếp và hơn thế nữa.
III. Những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết
Các loại kỹ năng máy tính mà nhà tuyển dụng mong đợi sẽ thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang xin việc làm quản lý văn phòng, bạn có thể sẽ phải có kiến thức cơ bản về các chương trình xử lý văn bản, bảng tính, nền tảng email và các công cụ giao tiếp khác. Tuy nhiên, vẫn có một số kỹ năng máy tính cơ bản được sử dụng trong tất cả các ngành công nghiệp mà hầu hết những người xin việc cần biết.
1. Hệ điều hành (Windows và MacOS)
Một hệ điều hành là phần mềm hỗ trợ và quản lý các chức năng cơ bản của máy tính. Mặc dù có nhiều hệ điều hành khác nhau, hầu hết các nhà tuyển dụng đều dùng Windows hoặc MacOS. Bạn hãy dành thời gian tìm hiểu về 2 hệ điều hành này trước khi xin việc.
2. Office (Microsoft Office, G Suite)
Các bộ phần mềm Office bao gồm nhiều công cụ khác nhau như Microsoft Word, Outlook và Excel. Biết cách sử dụng các ứng dụng này có thể giúp bạn thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ trong công việc. Bộ xử lý Word như Microsoft Word hoặc Google Docs là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất. Nhà tuyển dụng thường cho rằng hầu hết các ứng viên đều biết cách sử dụng chương trình xử lý văn bản.
3. Phần mềm trình bày (PowerPoint, Keynote)
Bên cạnh đó, kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng cần thiết nhất trong công việc để trình bày và thuyết phục về một dự án hoặc sản phẩm, dịch vụ nên phần mềm hỗ trợ thuyết trình cũng rất quan trọng. Bạn nên biết cách tổ chức và trình bày ý tưởng bằng các phần mềm chuyên dụng như PowerPoint.
4. Bảng tính (Excel, Google Spreadsheets, v.v.)
Bảng tính là ứng dụng được dùng để sắp xếp dữ liệu và thông tin khác vào bảng và nhanh chóng tính toán số lượng. Bảng tính cũng có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu nâng cao. Một số nhà tuyển dụng có thể mong đợi bạn sở biết cơ bản về các phần mềm bảng tính.
5. Công cụ giao tiếp và cộng tác (Slack, Skype, v.v.)
Nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác để tăng hiệu suất công việc. Bạn có thể xem xét liệt kê các công cụ có liên quan mà bạn biết sử dụng trong hồ sơ xin việc.
6. Phần mềm kế toán (QuickBooks, FreshBooks, Xero, v.v.)
Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán rất quan trọng nếu bạn đang ứng tuyển vào các vị trí trong lĩnh vực tài chính hoặc kinh doanh.
7. Sử dụng mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instagram, Twitter)
Sử dụng thành thạo các phương tiện truyền thông xã hội là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu đối với các vị trí quan hệ công chúng, tiếp thị và quảng cáo.
8. Trực quan hóa dữ liệu
Bên cạnh kiến thức cơ bản về bảng tính, kỹ năng trực quan hóa dữ liệu cũng có thể hữu ích trong một số công việc đặc thù. Hiện nay, nhiều công cụ trực quan hóa dữ liệu được tích hợp vào các chương trình bảng tính như Excel, trong khi một số công cụ khác, như Tableau hoặc Datawrapper cho phép bạn lấy dữ liệu từ bảng tính để phân tích và hiển thị nâng cao hơn. Trực quan hóa dữ liệu đang ngày càng phổ biến khi phân tích dữ liệu trở nên quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp.
Làm thế nào để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng?
IV. Cách rèn luyện, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng
Đối với kỹ năng tin học văn phòng, muốn thành thạo thì bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc dành thời gian để luyện tập nhiều. Excel hay Word, PPT, càng tập nhiều bạn sẽ càng quen và ghi nhớ các câu lệnh, các hàm hay tính năng cụ thể.
Trong khi đó, để biết cách dùng phần mềm chuyên ngành như phần mềm kế toán, HRIS (quản trị nhân sự), CMS (hệ thống quản trị nội dung), CRM (quản trị quan hệ khách hàng), ... thì bạn cần quen thuộc qua môi trường thực tế tại doanh nghiệp. Lúc đó, khả năng học hỏi và thích nghi sẽ là yếu tố tiên quyết quyết định thành công. Nhìn chung, để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần tự mày mò, chủ động thực hành trên máy và ghi nhớ. Ngay cả các phím tắt để in tài liệu hay chia sẻ thông tin qua công cụ hợp tác, quản lý dự án, càng biết nhiều sẽ càng có lợi cho công việc của bạn.
Dù bạn ứng tuyển vào bất cứ công việc gì thì kỹ năng tin học văn phòng cũng vô cùng hữu ích. Một số công việc đặc thù yêu cầu ứng viên có kỹ năng quản trị website tốt liên quan đến ngành công nghệ thông tin cũng cần bạn có kỹ năng sử dụng máy tính, phần mềm thì mới đảm nhận tốt công việc được giao. Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã nắm được kỹ năng tin học văn phòng là gì, từ đó trau dồi cho mình những kỹ năng cần thiết đáp ứng vị trí tốt nhất nhé.
