Information Resources Manager (IRM) được hiểu đơn giản là Quản lý tài nguyên thông tin. IRM đề cập đến quá trình quản lý tài nguyên thông tin để hoàn thành các nhiệm vụ của doanh nghiệp và cải thiện hiệu suất của nhân viên, trong đó tập trung vào giảm gánh nặng thu thập thông tin. Khi được chuẩn hóa và kiểm soát, các tài nguyên thông tin này có thể được chia sẻ và sử dụng lại trong toàn bộ doanh nghiệp và hỗ trợ cho quá trình ra quyết định kinh doanh.

Information Resources Manager được hiểu như thế nào?

1. Information Resources Manager là gì?

Có 3 lớp Information Resources Manager cơ bản:

• Tài nguyên doanh nghiệp: Doanh nghiệp, Chức năng kinh doanh, Vị trí (Công việc), Nhân lực/Máy móc, Kỹ năng, Mục tiêu kinh doanh, Dự án và Yêu cầu thông tin.
• Tài nguyên hệ thống: Hệ thống, Quy trình kinh doanh, Thủ tục hành chính (thủ tục thủ công và liên quan đến tự động hóa văn phòng), Quy trình máy tính, Chương trình, Các bước vận hành, Mô-đun.
• Tài nguyên dữ liệu: Thành phần dữ liệu, Bản ghi lưu trữ, Tệp (máy tính và hướng dẫn sử dụng), Chế độ xem, Đối tượng, Đầu vào, Đầu ra, Bảng, Bản đồ, Tham số cuộc gọi và Cơ sở dữ liệu.

Khái niệm về Information Resources Manager thực sự không khác biệt nhiều so với Kế hoạch tài nguyên vật liệu (MRP) được sử dụng trong sản xuất. Cả hai đều quan tâm đến việc sử dụng tài nguyên hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Việc phân loại và kiểm soát các nguồn lực là mục tiêu chính của Information Resources Manager. Các tài nguyên được phân loại để chứng minh tính độc đáo của chúng và thúc đẩy chia sẻ, tận dụng chúng. Kiểm soát cũng là một bước quan trọng trong Information Resources Manager để thu thập, kiểm kê và lấy tài nguyên theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Trong khi MRP liên quan đến việc quản lý các sản phẩm và các bộ phận cần thiết để tạo ra chúng, Information Resources Manager chủ yếu là về quản lý thông tin và các tài nguyên cần thiết. Một trong những sản phẩm phụ quan trọng của tài nguyên thông tin danh mục và tham chiếu chéo là mô hình của doanh nghiệp, bao gồm cách thức tổ chức, cách thức hoạt động.

2. Tầm quan trọng của quản lý tài nguyên thông tin

Information Resources Manager rất quan trọng nhưng hiện nay, vẫn chỉ có một số ít doanh nghiệp có khả năng phát triển chiến lược IRM toàn diện. Họ đã bắt đầu với một số quy trình chính nhằm kiểm toán thông tin và lập bản đồ thông tin để:

• Xác định các khoảng trống và trường hợp trùng lặp thông tin.
• Làm rõ vai trò và trách nhiệm của chủ sở hữu thông tin và người sử dụng thông tin.
• Cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí trong việc mua sắm và xử lý thông tin.
• Xác định chi phí/lợi ích của các nguồn thông tin khác nhau.
• Tích cực hỗ trợ các quy trình ra quyết định quản lý với thông tin chất lượng.

Information Resources Manager hữu ích trong việc giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề sau:

• Đề ra và thực hiện chiến lược: Thông tin là tài nguyên quan trọng bậc nhất trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh, có thể là một đòn bẩy giúp xây dựng chiến lược về cơ hội sản phẩm và dịch vụ mới.
• Tổ chức: Information Resources Manager cung cấp quyền sở hữu, đánh giá, phân mảnh, tách biệt với các quy trình khác trong quá trình sản xuất, cung cấp sản phẩm/dịch vụ.
• Cấu trúc: Information Resources Manager tích hợp thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ, phân loại, tinh chỉnh nó từ dữ liệu thành các "khối" rõ rang, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.
• Hệ thống hóa: Cho phép đánh giá khả năng truy cập của người dùng, giao diện với nguồn, nhiều cơ sở dữ liệu, truy xuất, khả năng sử dụng.

Doanh nghiệp sử dụng Information Resources Manager là giải pháp thông minh

​3. Cách thực hiện quản lý tài nguyên thông tin hiệu quả

3.1. Hiểu được vai trò của thông tin

Thông tin có thể thêm giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ của bạn. Luồng thông tin được cải thiện có thể cải thiện chất lượng của việc ra quyết định và hoạt động nội bộ. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý không hiểu đầy đủ về tác động thực sự của thông tin dẫn đến mất cơ hội kinh doanh, cho ra mắt sản phẩm chất lượng kém, sai lầm trong việc định hình chiến lược,... Tất cả các rủi ro có thể được giảm thiểu tối đa bằng cách sử dụng thông tin phù hợp và sử dụng phương pháp Information Resources Manager thông minh.

3.2. Phân công trách nhiệm thực hiện Information Resources Manager

Phát triển giá trị từ tài nguyên thông tin thường là trách nhiệm của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Quản lý cấp cao phải biết cách phân công cụ thể nhiệm vụ cho các cá nhân, phòng ban để thực hiện Information Resources Manager hiệu quả.

3.3. Xây dựng chính sách rõ ràng về tài nguyên thông tin

Các chính sách xác định nhu cầu thông tin, thu nhận và quản lý thông tin trong suốt vòng đời của nó cần đặc biệt chú ý đến quyền sở hữu, toàn vẹn thông tin và chia sẻ thông tin. Doanh nghiệp cần đề ra các chính sách phù hợp với văn hóa công ty.

3.4. Thực hiện Kiểm toán thông tin

Xác định tài nguyên thông tin hiện tại (hoặc thực thể), người dùng, cách sử dụng và tầm quan trọng của chúng cũng như tìm hiểu về nguồn, chi phí và giá trị thông tin là bước quan trọng khác để thực hiện Information Resources Manager. Ngoài ra, bạn cũng phải phân loại thông tin và kiến ​​thức theo các thuộc tính quan trọng của nó.

3.5. Liên kết với quy trình quản lý

Bên cạnh đó, quản lý doanh nghiệp cần đảm bảo rằng quyết định liên quan tới chính sách, giám sát và quy trình kinh doanh đều được đưa ra sau khi đã phân tích đầy đủ thông tin.

3.6. Tối ưu hóa quá trình mua thông tin từ bên ngoài

Hầu hết các doanh nghiệp không biết họ thực sự chi bao nhiêu cho thông tin bên ngoài. Bằng cách coi tư vấn, nghiên cứu thị trường, chi phí thư viện, báo cáo và cơ sở dữ liệu là các danh mục riêng biệt, nhiều công ty đang nhầm lẫn phương tiện truyền thông với nội dung thông tin. Nhìn chung, để có thể thực hiện Information Resources Manager, bạn cần biết cách tối ưu hóa cả quá trình mua thông tin ngoài.

3.7. Phát triển hệ thống công nghệ phù hợp

Những tiến bộ liên tục trong công nghệ làm tăng cơ hội cho doanh nghiệp cạnh tranh thông qua Information Resources Manager hiệu quả. Đặc biệt, mạng nội bộ, phần mềm nhóm và các công nghệ hợp tác khác giúp cho việc chia sẻ và sử dụng thông tin hiệu quả hơn. Những tiến bộ trong truy xuất văn bản, quản lý tài liệu và một loạt các xu hướng khác trong công nghệ quản lý đều tạo ra cơ hội mới cho các nhà cung cấp và người dùng.