Lập thời gian biểu giúp chúng ta kiểm soát công việc dễ hơn bao giờ hết, giữa những chất đống của công việc, học hành, sinh hoạt cá nhân… thì việc ngồi lại để liệt kê ra tất cả những thứ mình cần làm, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trước sau, từ đó lập nên thời gian biểu để tuân theo là điều thật sự cần thiết.

Lập thời gian biểu giúp bạn quản lý thời gian được tốt hơn

Thời gian biểu hợp lý giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, ưu tiên tìm công việc hợp lý làm trước, sắp xếp việc thật hiệu quả. Thời gian biểu nên được thiết kế dựa trên thực tế sinh hoạt và làm việc của người lập, bao gồm giờ giấc sinh hoạt, yêu cầu của công việc, các hoạt động riêng tư/ thói quen đã được duy trì từ lâu. Thời gian biểu nên được xem là một dụng cụ nhắc nhở trình tự công việc để đảm bảo không bị sót việc hoặc chậm trễ công việc.

Cách lập thời gian biểu hiệu quả

Thời gian biểu không nên bị xem là một công cụ trói buộc thời gian của con người một cách rập khuôn, càng không thể chỉ là lập ra cho có mà không hề có trách nhiệm thực hiện theo. Một thời gian biểu cơ bản thường sẽ được thiết lập với nội dung các ngày trong tuần, chia theo các buổi trong ngày với các hoạt động cụ thể, hoặc thậm chí là những hoạt động lặp đi lặp lại mỗi ngày.

Các dụng cụ cần thiết để lập thời gian biểu

Bạn cần nắm vững 4 bước sau đây để hiểu được cách lập thời gian biểu hiệu quả:

• Thứ nhất là liệt kê hàng loạt các công việc hàng ngày phải làm như thời gian ăn ngủ, chăm sóc bản thân, công việc, học tập, vui chơi giải trí,…
• Thứ hai là sắp xếp các nhóm công việc và phân chia thời gian cho chúng một cách hợp lý, nhớ đặt ưu tiên và dành nhiều thời gian cho các công việc quan trọng và ngược lại.
• Kế tiếp là ghi các công việc cần làm và thời gian thực hiện ra giấy để tiện bề theo dõi, đối với những công việc nào đã hoàn thành bạn sẽ dùng bút đánh dấu lại và tập trung vào xử lý các việc còn lại.
• Cuối cùng là kiểm tra việc thực hiện thời gian biểu.

Ngoài ra, thời gian biểu có thể tối ưu hóa hiệu quả làm việc khi chúng ta thiết kế thật chi tiết và cụ thể về thời gian. Ví dụ, ngoài những hoạt động thường ngày được nêu trong thời gian biểu, tạm gọi là phần thời gian “bất di bất dịch” dùng cho các hoạt động cá nhân, quỹ thời gian còn lại dùng cho công việc và học tập cần được cụ thể hóa trong thời gian biểu với những yếu tố như: deadline, yêu cầu, những bước phải làm,… Những điều này sẽ giúp chúng ta tránh được tình trạng không biết phải làm phần nào trước, không kiểm soát được thời hạn công việc, hoặc thậm chí là quên mất những sự kiện quan trọng.

Những lưu ý khi lập thời gian biểu hiệu quả

Tuy vậy, đồng ý rằng thời gian biểu là một trong những công cụ giúp quản lý thời gian và chất lượng công việc rất tốt, nhưng người lập thời gian biểu cũng cần biết cách sử dụng linh hoạt thời gian tùy vào tình huống thực tế chứ không phải chỉ nhất nhất tuân theo kế hoạch đưa ra trên thời gian biểu.

Lập thời gian biểu giúp chúng ta xác định các mục tiêu cần thực hiện

Thời gian biểu chỉ là một bảng biểu giúp bạn nắm được tổng quát nhất tình hình chung hiện tại của mỗi người để kịp điều chỉnh khi cần thiết mà thôi, vẫn cần có sự linh hoạt và sắp xếp uyển chuyển để giảm thiểu bất cập trong quá trình thực hiện.

Hi vọng với những chia sẻ trên về cách lập thời gian biểu cũng như những đặc điểm và tính chất của thời gian biểu sẽ giúp các bạn có thể lập một thời gian biểu khoa học và tạo thói quen hành động theo nó để cuộc sống trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn các bạn nhé!