Onboard là cơ hội lớn nhất để bạn khởi động các nhân viên mới và phát huy hết khả năng họ có. Nếu không có người quản lý giỏi việc tuyển dụng mới sẽ tự động thất bại. Đừng để nhân viên của bạn khuất phục trước khó khăn “vực tuyển dụng”.

Thông thường, việc chào mừng nhân viên mới sẽ dừng lại khi thủ tục giấy tờ được ký kết và việc đào tạo hoàn tất. Giám đốc điều hành đề xuất một quy trình lấy con người làm trung tâm hơn để tăng tỷ lệ giữ chân người lao động. Tuy nhiên sau khi Onboard mọi sự hỗ trợ từ công ty đột nhiên dừng hẳn và người lao động phải tự lo liệu lại là một hiện tượng đang gia tăng nhanh chóng nhất là khi hiện nay mô hình kết hợp làm việc từ xa dần trở thành chuẩn mực. 

Vỡ mộng từ những ngày đầu

Tại nhiều tổ chức, thời điểm này xảy ra khi tất cả các thủ tục giấy tờ được ký kết và việc đào tạo được hoàn thành – trong một số trường hợp, việc này xảy ra ngay ngày làm việc đầu tiên. Sau đó, nhân viên mới phải tự xoay sở để bắt nhịp mặc dù cảm thấy không hoàn toàn bắt kịp tốc độ. Tôi gọi đây là vực tuyển dụng mới. Nếu không được giải quyết, vực thẳm này có thể làm giảm năng suất và sự hài lòng của nhân viên, cản trở sự gắn bó và kết nối lâu dài, thậm chí khiến họ muốn thôi việc sớm.

Giờ đây, khi các đợt đóng băng tuyển dụng đang giảm bớt thì các công ty lại phải đối mặt với thời kỳ “Đại thôi việc”, khi một số lượng kỷ lục nhân viên sẵn sàng thay đổi rời bỏ công việc hiện tại của họ để tìm kiếm các vị trí mới. Nhưng khi một nhân viên chuyển sang một công ty khác, họ thường thấy mình phải đối mặt với việc tự xoay sở để thích nghi mà không được hỗ trợ đủ và các công ty có nguy cơ mất đi những nhân viên mà họ vừa dành thời gian và nguồn lực quý báu để tuyển dụng. 

Để tránh gặp phải khó khăn về việc tuyển dụng mới và tận dụng tối đa tài năng của nhân viên, các công ty phải suy nghĩ lại và cơ cấu lại quy trình Onboarding, đó không chỉ là thủ tục giấy tờ và một vài ngày tập đào tạo tập trung.

Onboarding là một cơ hội để hướng các nhân sự mới tuyển dụng đến với thành công, trao quyền cho họ để mang lại những gì tốt nhất giúp họ làm việc hiệu quả và cuối cùng cảm thấy kết nối hơn với toàn team cũng như vị trí họ nắm giữ.

Các rủi ro từ vực tuyển dụng mới mang lại

Quy trình Onboard nếu thực hiện đúng sẽ mang lại những cơ hội vô cùng lớn, còn nếu làm sai sẽ khiến chiến lược nắm giữ nhân tài của công ty lâm vào tình thế đầy rủi ro. Quy trình Onboard nắm giữ vai trò vô cùng quan trọng trong hành trình của một nhân viên khi có đến 86% người lao động mới quyết định thời gian họ sẽ gắn bó với công ty trong sáu tháng đầu dựa trên quy trình này. 

Nếu tổ chức của bạn không ưu tiên giúp nhân viên vượt qua rào cản vực tuyển dụng sẽ rất có nguy cơ đánh mất họ vào tay các đối thủ cạnh tranh khác. Tuyển dụng và Onboarding rất tốn kém: Với chi phí thuê người thay thế tổng cộng lên tới 33% lương hàng năm của nhân viên, việc không giữ được nhân viên mới có thể có tác động tiêu cực đến lợi nhuận của công ty bạn.

Thật không may, nhiều tổ chức tin rằng chỉ riêng việc mức lương cao hơn sẽ giúp giữ chân nhân viên và doanh thu. Dù những lợi ích này có thể giúp thu hút nhân tài, nhưng chúng sẽ không giúp bạn giữ chân họ trừ khi bạn tập trung vào việc trao quyền và thúc đẩy các nhân viên mới hành động có mục đích trong suốt quá trình onboard và quá trình làm việc sau đó.

3 bước giúp vượt qua “Vực tuyển dụng mới”

Để cải thiện trải nghiệm tuyển dụng mới và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên, bạn có thể áp dụng các tips hữu ích sau:

Khơi gợi kết nối con người

Khi phải làm việc từ xa, sự kết nối giữa con người với nhau thậm chí còn quan trọng hơn — và có nhiều rủi ro. Nhưng bạn có thể giảm bớt rủi ro đó bằng cách khuyến khích kết nối ngay từ ngày đầu tiên. Ngày đầu tiên của nhân viên mới phải là một ngày trải nghiệm, không phải học hỏi. Đừng mạo hiểm làm choáng ngợp họ, chỉ cần cung cấp đủ thông tin họ cần cho ngày đầu tiên. Vào ngày thứ hai, họ sẽ thoải mái hơn và sẵn sàng học hỏi, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa mới mẻ. 

Lý tưởng nhất là ngày đầu nên tập trung vào việc khơi dậy sự kết nối giữa con người với nhau – tức là làm quen với người quản lý và đồng nghiệp của họ. Bạn có thể thúc đẩy các mối quan hệ trong lực lượng lao động từ xa bằng cách kết nối nhân viên mới với người cố vấn, sắp xếp các cuộc trò chuyện cà phê online và chia sẻ video giới thiệu. 

Kết bạn tại nơi làm việc có thể khuyến khích sự hợp tác, cải thiện khả năng giữ chân nhân viên và tăng năng suất làm việc cũng như sự hài lòng ở nhân viên. Người mới cần phải được đào tạo, nhưng họ cũng cần phải hào hứng với vai trò và công ty mới của mình. Cuối cùng, họ muốn biết rằng mình đã đúng khi đổi việc. 

Cá nhân hóa trải nghiệm Onboard

Tại công ty tôi, Enboarder, chúng tôi bắt đầu trải nghiệm ngày đầu tiên với nội dung được cá nhân hóa cao, thú vị và có ý nghĩa. Trước khi Onboard, chúng tôi gửi một bảng câu hỏi cho nhân viên mới về bài hát, món ăn yêu thích của họ và có lẽ quan trọng nhất là món ăn vặt họ thích nhất là gì. Khi nhân viên mới xuất hiện vào ngày đầu tiên, họ được cả nhóm chào đón nồng nhiệt bằng bóng bay, với nhạc nền là bài hát họ yêu thích. 

Đối với những người làm việc từ xa, điều này được thực hiện qua Zoom để đảm bảo trải nghiệm được cá nhân hóa và hấp dẫn. Nếu họ ở xa, chúng tôi tổ chức một cuộc họp ăn trưa online và sử dụng dịch vụ giao đồ ăn để gửi một bữa ăn đến nhà họ. Và khi cơn đói lúc 3 giờ chiều bắt đầu hoành hành, món ăn nhẹ họ yêu thích đã được bày sẵn trên bàn làm việc (hoặc được gửi đến tận nhà). 

Tôi nhận thấy rằng những điều đơn giản, chẳng hạn như khái niệm ăn vặt lúc xế chiều, có thể khiến các nhân viên mới kinh ngạc và tạo ra tác động lớn đến hành trình của họ.

Trao quyền cho người quản lý

Để đảm bảo sự thành công cho việc tuyển dụng mới, bạn cần nhớ rằng điều đó không chỉ liên quan đến nhân viên mà còn cả người quản lý của họ. Công nghệ phù hợp và nội dung truyền thông phong phú sẽ giúp tạo ấn tượng ban đầu tuyệt vời. Nhưng nếu bạn muốn ấn tượng đó kéo dài, bạn cần một người quản lý sắp xếp công việc cho các nhân viên mới. 

Để kích hoạt và thu hút nhân viên mới, hãy bắt đầu bằng cách kích hoạt và thu hút người quản lý. Quá trình Onboard bền vững có nghĩa là trao quyền cho mọi người quản lý — cho dù họ là người mới hay người quản lý dày dạn kinh nghiệm. Bạn cần dành nhiều thời gian và nỗ lực để đào tạo người quản lý cũng như nhân viên mới tuyển dụng. 

Một người quản lý tuyệt vời không chỉ có một kế hoạch Onboard được chuẩn bị kỹ lưỡng, mà họ còn khuyến khích nhóm của mình tập hợp xung quanh những nhân viên mới. Nghiên cứu từ Gallup cho thấy rằng, các nhà quản lý chiếm 70% sự khác biệt trong sự tương tác của nhân viên, vì vậy việc huấn luyện và hướng dẫn các nhà quản lý của bạn là rất quan trọng để có quy trình Onboard thành công.

Onboard là cơ hội lớn nhất để bạn khởi động các nhân viên mới và phát huy hết khả năng họ có. Nếu không có người quản lý giỏi việc tuyển dụng mới sẽ tự động thất bại. Đừng để nhân viên của bạn khuất phục trước khó khăn “vực tuyển dụng” — hãy hỗ trợ họ ngay từ ngày đầu tiên và trong suốt hành trình họ làm việc.

>> Xem thêm: Sự khác biệt giữa kẻ tầm thường và người kiệt xuất chính là cách sử dụng thời gian

— HR Insider —
RaoXYZ – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam