“Bỏ túi” 7 nguyên tắc tổ chức cuộc họp để đạt hiệu quả cao
Họp hành là yếu tố không thể thiếu tại bất kỳ môi trường việc làm nào. Vậy làm thế nào để có thể tổ chức một cuộc họp đạt hiệu quả cao? Cùng RaoXYZ khám phá những nguyên tắc khi tổ chức cuộc họp trong nội dung dưới đây.
Nguyên tắc 1: Tổ chức cuộc họp đúng thời điểm
Để có một cuộc họp hiệu quả, trước tiên, bạn cần tự tìm được lời giải đáp cho câu hỏi: “Khi nào nên tổ chức cuộc họp?”. Thông thường, có các loại cuộc họp được tổ chức theo các mục đích như:
- Họp để cung cấp thông tin
- Họp để ra quyết định
- Họp để khám phá
- Họp để tìm ý tưởng
- Họp để tổng kết
- …
Ngoài ra, theo nghiên cứu, thời điểm hợp lý nhất để tổ chức cuộc họp là vào các ngày khoảng giữa tuần như thứ ba, thứ tư hoặc thứ năm. Hạn chế tổ chức họp vào các ngày đầu tuần hoặc cuối tuần.
Nguyên tắc 2: Chuẩn bị chương trình làm việc trong cuộc họp
Để có một cuộc họp thực sự hiệu quả, bạn cũng không được bỏ qua nguyên tắc chuẩn bị chương trình làm việc trong cuộc họp. Có thể hiểu đơn giản, chương trình làm việc ở đây là trình tự, quy phạm cung như quy tắc của cuộc họp. Nếu cuộc họp không có chương trình làm việc rõ ràng, cụ thể, các thành viên tham gia vào cuộc họp sẽ khó đạt được sự thống nhất về ý kiến, quan điểm và rất dễ lạc hướng, không tập trung đúng nội dung cần bàn bạc. Ngoài ra, việc chuẩn bị chương trình làm việc còn góp phần giúp tiết tiết thời gian và giúp người tham dự dễ dàng theo dõi tiến trình cuộc họp.
👉 Xem thêm: Phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban
Nguyên tắc 3: Mời họp đúng đối tượng
Mời đúng đối tượng cũng là một trong những nguyên tắc khi tổ chức cuộc họp bạn cần lưu ý. Thử tưởng tượng một cuộc họp có sự tham gia của những thành viên không liên quan, không đóng góp được gì cho cuộc họp thì không chỉ gây mất thời gian của những người tham gia mà hơn thế, cuộc họp chắc chắn sẽ không được đạt được hiệu quả như đã đề ra ban đầu.
Vì thế, là một người chủ trì cuộc họp, bạn cần lưu ý rằng, những thành viên tham gia cần là những người thực sự liên quan tới nội dung của cuộc họp. Tùy theo quy mục đích tổ chức mà quy mô của cuộc họp có thể lớn hay nhỏ. Nhưng nhìn chung, một cuộc họp nhóm sẽ đạt được hiệu quả cao nhất khi duy trì từ 7 – 10 thành viên tham gia. Bởi như vậy, sự tập trung của mọi người sẽ cao hơn. Ngoài ra, tất cả người tham gia đều có thể đưa ra quan điểm ý kiến riêng. Còn nếu cuộc họp quá đông sẽ rất dễ làm cuộc họp rơi vào trạng thái lan man và khó kiểm soát.
Nguyên tắc 4: Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dự
Không chỉ mời đúng đối tượng tham dự mà hơn thế, bạn cũng cần đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho họ. Đây là một nguyên tắc khi tổ chức cuộc họp không thể bỏ qua. Thật khó nếu một cuộc họp được tổ chức ra mà những thành viên tham gia không biết nội dung cuộc họp là gì cũng như mục tiêu cần đạt được sau cuộc họp.
Do đó, cách tổ chức cuộc họp hiệu quả là bạn cần đặt vấn đề cụ thể và các mục tiêu từ trước ít nhất 24h. Như vậy, những thành viên tham gia sẽ có thời gian để chuẩn bị cho những nội dung được bàn bạc và có thể đưa ra những đóng góp hữu ích nhất. Bởi một cuộc họp tự phát không được chuẩn bị trước rồi cũng sẽ không đi về đâu và chẳng thu lại được kết quả như mong muốn.
👉 Xem thêm: “Chết trong phòng họp” – làm sao để không biến mình trở thành nạn nhân?
Nguyên tắc 5: Bám sát chủ đề và mục tiêu
Như đã đề cập ở trên, một cuộc họp được tổ chức cần có mục tiêu và nội dung cụ thể. Và cuộc họp trong thực tế cần bám sát theo những chủ đề đã đưa ra. Như vậy, cuộc họp mới có thể đạt hiệu quả tốt nhất.
Đôi khi, khi cuộc họp diễn ra, trong quá trình thảo luận, với nhiều luồng ý kiến khác nhau, cuộc họp có thể đi lệch so với những mục tiêu đã đề ra từ ban đầu. Lúc này, vai trò của người chủ trì là cần khéo léo dẫn dắt người tham gia đi đúng hướng cuộc họp. Còn những nội dung khác bạn có thể đề nghị giải quyết trong một cuộc họp khác sau đó.
Nguyên tắc 6: Bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ
Một nguyên tắc khi tổ chức cuộc họp khác nữa là bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Thời gian là vàng là bạc, vậy nên, đừng bao giờ bắt ai đó phải chờ đợi vì sự chậm trễ của mình, đặc biệt khi bạn chính là người chủ trì buổi họp. Hãy rèn luyện thói quen đúng giờ trong mọi hoàn cảnh. Hãy đóng cửa phòng họp và bắt đầu triển khai công việc đúng với lịch đã thông báo. Như vậy, những thành viên tham dự sẽ cảm thấy được tôn trọng và chắc chắn, họ sẽ có một thái độ tốt nhất cho buổi họp. Ngoài ra, điều đó còn khiến những người đến muộn cảm thấy áy náy, ái ngại và biết để sửa chữa trong những cuộc họp sau đó.
Không chỉ thời điểm bắt đầu quan trọng mà thời gian kết thúc cũng là yếu tố quan trọng không kém. Là người tổ chức, bạn cần biết kiểm soát, điều phối và “gói gọn” nội dung cuộc họp sao cho cuộc họp diễn ra đúng với thời gian đã thông báo trước đó. Nếu không thực sự cần thiết, đừng để cuộc họp kéo dài so với dự kiến. Với những người tham gia, hãy dẫn dắt họ trình bày quan điểm cá nhân thật ngắn gọn, đúng trọng tâm trọng điểm, đưa ra những ý kiến giá trị nhất thay vì lan man, vòng vo vào những điều không liên quan. Thời gian một cuộc họp quá dài sẽ khiến những thành viên tham gia cảm thấy chán nản, mệt mỏi.
Tuy nhiên, nếu cuộc họp đang ở giai đoạn quan trọng và cần thêm chút thời gian để thống nhất luôn thì cũng đừng quên xin ý kiến của những người tham gia. Hãy hỏi họ xem, liệu họ có thể nán lại một chút để cùng bàn bạc và thống nhất vấn đề này hay không. RaoXYZ tin rằng, những người trong buổi họp cũng sẽ vui vẻ, thoải mái khi cuộc họp kéo bị kéo dài.
Nguyên tắc 7: Tổng kết sau khi đã thảo luận
Nguyên tắc cuối cùng khi tổ chức cuộc họp là hãy tổng kết, chốt lại vấn đề. Đừng bao giờ triển khai một cuộc họp mà không đưa ra những quyết định, thống nhất chung. Bởi đích đến của bất kỳ cuộc họp nào cũng là tìm được cách giải quyết, hướng đi chung. Nếu không làm được như vậy, đó chỉ là một cuộc họp vô nghĩa.
Nếu không tổng kết sau khi đã thảo luận, mọi người tham gia sẽ chẳng biết mình cần làm gì sau đó. Và trong những buổi họp kế tiếp, những vấn đề đã được nêu ra trong buổi họp này lại một lần nữa xuất hiện.
👉 Xem thêm: Làm việc nhóm: Xử lý thế nào khi mâu thuẫn (lại) xảy ra?
RaoXYZ tin rằng, qua việc phân tích nguyên tắc tổ chức cuộc họp ở trên sẽ giúp bạn dễ dàng giải quyết những khó khăn trong điều hành cuộc họp để đạt được hiệu quả cao nhất. Theo dõi RaoXYZ để trau những kỹ năng tổ chức cuộc họp cho bản thân nhé!
