Tìm hiểu khái quát về biên bản giao nhận

Khái niệm biên bản giao nhận là để chỉ loại biên bản dùng để bàn giao hàng hóa, hồ sơ, tài liệu, tài sản, xe, đất,… giữa hai bên, trong đó bao gồm các nội dung thiết yếu như thông tin hai bên, tên mặt hàng, loại mặt hàng,… và có bao gồm cả cam kết giữa hai bên để đảm bảo hàng hóa được bàn giao một cách chắc chắn, đảm bảo nhất có thể.

Biên bản giao nhận là gì?

Biên bản giao nhận là loại giấy tờ rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp hay các tổ chức, các cá nhân hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh. Để có thể đi đến bước cuối cùng của quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa giữa hai bên thì biên bản giao nhận là loại giấy tờ không thể thiếu.

Vì trong quá trình bàn giao hàng hóa nói chung, sẽ thường xuyên có những vấn đề phát sinh gây rắc rối cho hai bên, biên bản giao nhận sẽ là cơ sở để hai bên giải quyết các vấn đề ấy cũng như đảm bảo chắc chắn trong khâu giao và nhận hàng, hạn chế việc nảy sinh các rủi ro, thiếu sót.

>>>Xem thêm: Pivot table là gì? Hướng dẫn sử dụng pivot table chi tiết

Vai trò biên bản giao nhận trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều cần đến biên bản giao nhận trong bất cứ công tác bàn giao hoặc thu mua hàng hóa nào. Biên bản giao nhận là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp cũng như đối tác trong quá trình thực hiện trao đổi.

Dù hàng hóa lớn hay nhỏ thì cũng luôn cần phải có biên bản giao nhận để tránh thiệt hại cho đôi bên. Mọi thông tin cần thiết về hàng hóa được minh chứng rõ ràng trên biên bản giao nhận sẽ giúp cho quá trình kiểm tra, sắp xếp trở nên dễ dàng, hiệu quả và chặt chẽ hơn.

Nội dung cần thiết trong biên bản giao nhận

Trong một biên bản giao nhận, cần có đủ các nội dung sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ
• Tên biên bản
• Ngày, tháng, năm, địa điểm thực hiện giao nhận
• Thông tin của bên giao
• Thông tin của bên nhận
• Thông tin về mặt hàng trao đổi (tên, quy cách, chủng loại, số lượng,…)
• Cam kết giữa hai bên
• Chữ ký của đại diện từng bên

Mọi thông tin được ghi trong biên bản giao nhận cần đảm bảo chính xác, đầy đủ, được xác thực và kiểm duyệt chặt chẽ. Trong trường hợp làm biên bản giao nhận sản phẩm, hàng hóa thì cần chú trọng đến loại mặt hàng, tình trạng sản phẩm, số lượng, các thông số kỹ thuật của sản phẩm, tính chất sản phẩm,…

Nếu là biên bản giao nhận tài sản, biên bản cần đảm bảo chính xác và đầy đủ tuyệt đối các thông tin như giá trị tài sản, quá trình ghi nhận thông tin tài sản cần được kiểm duyệt chặt chẽ để giảm thiểu một cách tối đa những sai sót có thể phát sinh trong công đoạn giao và nhận tài sản.

Bên cạnh những mục thiết yếu trên, chữ ký “tươi” hay chữ ký trực tiếp của đại diện của cả bên giao và bên nhận cũng là một yêu cầu quan trọng trong các loại biên bản giao nhận vì nó thể hiện sự đảm bảo chắc chắn về sự xác nhận của hai bên, chữ ký phải được thực hiện một cách công bằng, đảm bảo sự đồng tình, chấp thuận và hài lòng của cả hai bên. Trong trường hợp biên bản giao nhận không có chữ ký, tên cũng như đóng dấu xác nhận hợp lệ của hai bên thì biên bản đó sẽ không có giá trị pháp lý nào cả.

Các vần đề lưu ý khi lập một biên bản giao nhận

Cần lập thành 2 bộ biên bản cho mỗi bên giữ 1 bộ (giá trị pháp lý tương tự nhau) để đảm bảo minh bạch cho đôi bên. Ngoài ra, nếu xảy ra tranh chấp, biên bản giao nhận chính là căn cứ cho cơ quan có thẩm quyền liên quan.

Cần lựa chọn mẫu biên bản phù hợp, cần chú ý đối tượng của mình là ai để chọn mẫu biên bản thích hợp. Ví dụ như biên bản giao nhận hàng hóa mẫu, biên bản giao nhận trang tài liệu, trang thiết bị,…

Biên bản giao nhận có tính pháp lý cao, vì vậy bạn cần chú ý bảo quản và lưu trữ kỹ càng sau khi đã có chữ ký giữa 2 bên.

Tổng hợp 20+ mẫu biên bản giao nhận phổ biến nhất 2022

Như đã trình bày bên trên, bạn cần chọn đúng mẫu biên bản phù hợp trong từng trường hợp. Sau đây là một số các mẫu biên bản giao nhận được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

Biên bản giao nhận hàng hóa là loại biên bản được sử dụng với số lượng nhiều nhất hiện nay, từ các doanh nghiệp lớn đến các doanh nghiệp nhỏ, từ các tổ chức tới những cá nhân có nhu cầu trao đổi hàng hóa,… chắc chắn đều rất quen thuộc với loại biên bản này.

Biên bản giao nhận hàng hóa cần đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin của hai bên và đặc biệt cần phải kiểm tra kỹ càng thông tin mặt hàng giao nhận như tên, chủng loại, quy cách, tình trạng, thông số kỹ thuật,…

Tải mẫu bản giao nhận hàng hóa

Link doc:

• Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
• Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tiếng anh
• Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển

Link excel: Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa file excel

Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

Một loại biên bản cũng phổ biến không kém sau biên bản giao nhận hàng hóa đó là biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trong môi trường công sở, việc bàn giao lại các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công việc là vô cùng phổ biến.

Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu giúp cho hai bên kiểm soát được những thông tin cần thiết, loại biên bản này thường được dùng ở các doanh nghiệp, các tổ chức, cá nhân trong các giao dịch dân sự, thương mại và kinh doanh. Nội dung biên bản sẽ có các mục như tên tài liệu, số lượng,…

Tải mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

Link doc:

• Mẫu biên bản giao nhận tài liệu
• Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

Mẫu biên bản giao nhận hóa đơn

Biên bản giao nhận hóa đơn thường được dùng để các tổ chức, các hộ kinh doanh sử dụng trong bàn giao hóa đơn cho các đơn vị khác nhằm phục vụ mục đích như khai báo thuế định kỳ hay công tác báo cáo tài chính cuối năm.

Tải mẫu biên bản giao nhận hóa đơn

Link doc: Mẫu biên bản giao nhận hóa đơn GTGT

Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định

Biên bản giao nhận tài sản cố định là văn bản dùng để xác nhận việc giao nhận tài sản cố định cho bên nhận sau khi bên giao hoàn thành các công việc như xây dựng, sửa chữa, tặng, biếu, mua sắm, nhận góp vốn, thuê ngoài hay nhận viện trợ,…

Điểm lưu ý của loại biên bản này là không được sử dụng trong các trường hợp nhượng bán tài sản cố định hay thanh lý tài sản cố định.

Biên bản giao nhận tài sản cố định là phương tiện và là căn cứ để các doanh nghiệp, các đơn vị thực hiện giao nhận tiến hành việc giao nhận tài sản cố định.

Theo quy định của Pháp luật, kể cả hai bên có quan hệ thân thiết như người ruột thịt trong gia đình khi thực hiện quá trình giao nhận tài sản cố định cũng phải tuân theo quy tắc làm biên bản giao nhận đúng quy trình. Vì đó là cơ sở pháp lý duy nhất, Nhà nước sẽ không giải quyết vấn đề nếu có xảy ra mâu thuẫn hay tranh chấp tài sản mà không có biên bản giao nhận tài sản cố định.

Tải mẫu bản giao nhận tài sản cố định

Link doc:

• Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định theo thông tư 107
• Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định theo thông tư 132
• Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định theo thông tư 133
• Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định theo thông tư 200

Mẫu biên bản giao nhận tiền

Biên bản giao nhận tiền dùng trong công tác giao nhận một số tiền thường là rất lớn giữa hai bên thực hiện trao đổi một lượng tiền nhất định. Trong khá nhiều trường hợp thực hiện giao nhận tiền, sẽ có một bên thứ 3 làm chứng cho quá trình giao nhận tiền để đảm bảo thêm độ tin cậy.

Tải mẫu bản giao nhận tiền

Link doc:

• Mẫu biên bản giao nhận tiền
• Mẫu giấy biên nhận tiền
• Mẫu giấy giao nhận tiền

Mẫu biên bản giao nhận xe

Thường trong buổi lễ giao xe cho khách hàng, hai bên mua và bán sẽ thực hiện làm biên bản giao nhận xe. Trong mẫu biên bản giao nhận xe sẽ có thông tin của bên mua, bên bán, thông tin của xe được bàn giao như tên, chủng loại, màu xe, tình trạng xe, các thông số kỹ thuật, giá tiền, quà tặng được kèm theo,…

Tải mẫu biên bản giao nhận xe

Link doc:

• Mẫu biên bản giao nhận xe máy
• Mẫu biên bản giao nhận xe ô tô (1)
• Mẫu biên bản giao nhận xe ô tô (2)

>>>Xem thêm: Học luật kinh tế ra làm gì? Mức lương trung bình sau tốt nghiệp

Mẫu biên bản giao nhận đất

Biên bản giao nhận đất là một loại giấy tờ rất quan trọng trong quá trình hai bên giao nhận đất. Biên bản này sẽ ghi chép lại quá trình bên giao và bên nhận thực hiện bàn giao đất trên thực địa. Một biên bản bàn giao đất chuẩn sẽ bao gồm các thông tin như bên giao, bên nhận, bên thứ 3 chứng kiến quá trình bàn giao, địa chỉ khu đất, những tài sản gắn liền với nhà, đất, diện tích đất, nguồn gốc đất,…

Tải mẫu biên bản giao nhận đất

Link doc:

• Mẫu biên bản giao nhận đất trên thực địa
• Mẫu biên bản giao nhận đất theo thông tư 122

Mỗi biên bản đều có chức năng riêng, trong quá trình thực hiện trao đổi bất cứ một loại hàng hóa, tài liệu hay tài sản nào, bạn cũng nên chuẩn bị đầy đủ biên bản giao nhận để có cơ sở pháp lý vững chắc phòng trường hợp xảy ra những rủi ro không mong muốn.

Trong bất cứ một hoạt động giao dịch, trao đổi, mua bán nào cũng đều có thể xuất hiện những vấn đề phát sinh, dù bạn là bên mua hay bên bán thì cũng cần thực hiện làm biên bản giao nhận, có chữ ký xác nhận và đóng dấu hợp lệ của hai bên để hoàn tất thủ tục giao nhận, đó sẽ là cơ sở pháp lý để các cơ quan có thẩm quyền xử lý các vấn đề, các rủi ro phát sinh trước, trong và sau quá trình hai bên xảy ra mâu thuẫn một cách công bằng, bình đẳng nhất.

Trên đây là những thông tin chủ yếu về biên bản giao nhận, các nội dung cần có trong biên bản và một số mẫu biên bản phổ biến, được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Mong rằng những thông tin được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên truy cập muaban.net thường xuyên để đọc thêm nhiều thông tin bổ ích về việc làm, những chia sẻ kinh nghiệm trong công việc nhé!

>>>Xem thêm:

• Ngành quản trị nhân lực lương bao nhiêu? Học ở đâu tốt nhất?
• Offshore là gì? Khám phá ưu nhược điểm của hình thức Offshore

__ Hương Martini __