Báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự luôn là mẫu báo cáo rất quan trọng của mỗi nhân viên thuộc bộ phận tìm kiếm, phát triển nguồn nhân lực. Vậy, đâu sẽ là cách thức để viết báo cáo này?

Các loại báo cáo tình hình tuyển dụng chính

Báo cáo tuyển dụng theo thời gian 

Với dạng báo cáo tình hình tuyển dụng này, các nhân viên HR sẽ phải báo cáo lại cho trưởng bộ phận kết quả làm việc theo từng tuần. Và những bản báo cáo này sẽ được tổng hợp lại theo từng giai đoạn gồm: tháng, quý, năm. Và báo cáo tình hình tuyển dụng này cần phải đảm bảo có các chỉ số chính gồm:

• Hiệu quả tuyển dụng các vị trí theo thời gian
• Số lượng kênh đăng tin tuyển dụng có hiệu quả với doanh nghiệp
• Số ứng viên tham gia tuyển dụng thành công trong khoảng thời gian diễn ra quy trình
• Tình hình biến động nhân sự trong thời điểm hiện tại.

Từ những con số này, các nhân viên tuyển dụng sẽ cần phải đưa ra được định hướng cho hiệu quả công việc sắp tới. Ví dụ: Nếu như căn cứ vào báo cáo số lượng ứng viên tuyển dụng theo thời gian, các headhunter có thể biết được đâu là mùa cao điểm cho việc tuyển dụng nhân viên. Từ đó sẽ đưa ra được những chiến lược thích hợp để tối đa KPI tuyển dụng.

Báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí 

Báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí là những báo cáo công việc chi tiết mà các nhân viên tuyển dụng sẽ cần phải cập nhật. Những chỉ số chi tiết của bản báo cáo này cũng sẽ giống với báo cáo tuyển dụng theo thời gian. Tuy nhiên, các nhân viên tuyển dụng sẽ cần phải phân tích kỹ hơn về từng vị trí cần tuyển xem có những điểm gì cần khắc phục hay không. Từ đó sẽ giúp cho công việc được tối ưu và tăng được số lượng ứng viên.

Đặc điểm của báo cáo tình hình tuyển dụng 

Đặc điểm của báo cáo tình hình tuyển dụng gồm những chi tiết sau:

• Thường sẽ được bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp tổng hợp vào định kỳ cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm 
• Báo cáo tình hình tuyển dụng sẽ giúp các chủ doanh nghiệp nắm bắt được quy mô nhân sự tại doanh nghiệp. Từ đó đưa ra được những phương án phân bổ nguồn nhân lực phù hợp phục vụ cho chiến lược kinh doanh chung.
• Với phòng nhân sự, báo cáo sẽ giúp trưởng bộ phận nắm được hiệu quả công việc để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho các nhân sự trong phòng ban hơn.

Cách viết báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự 

Bước 1: Khái quát tình hình tuyển dụng 

Để lập báo cáo hiệu quả, bộ phận nhân sự cần cho các lãnh đạo thấy rõ được cái nhìn toàn cảnh về tình hình tìm kiếm nhân sự của doanh nghiệp trong tháng. Cụ thể:

• Với từng bộ phận: Nhân sự cần cung cấp các thông tin chính gồm: tên phòng ban, số lượng nhân sự cần tuyển định kỳ, số lượng cần tuyển phát sinh trong tháng, tỷ lệ % hoàn thành so với kế hoạch trong tháng.
• Với từng vị trí: Báo cáo cần thể hiện được các nội dung như: vị trí tuyển dụng, số lượng nhân sự , hồ sơ xin việc đã nộp…….

Bước 2: Xác định hiệu quả truyền thông thương hiệu tuyển dụng 

Hiệu quả truyền thông thương hiệu ở đây được tính là số lượng CV cá nhân nhận được cho từng vị trí đang đăng tin. Việc công ty nhận được nhiều hoặc ít CV tìm việc làm chính là điều phản ánh việc thương hiệu tuyển dụng của bạn có tốt hay không. Nếu như tình hình không khả quan, hãy làm một khảo sát nhỏ đến từ phía ứng viên để có thể tìm hiểu được nguyên nhân. Qua đó hãy đề ra những giải pháp PR mới cho những chiến dịch tiếp theo. Và hiệu quả truyền thông sẽ được tính toán theo công thức sau:

Chỉ số hiệu quả = (Tổng chi phí tuyển dụng) / (Tổng số CV nhận được)

Bước 3: Xác định tỷ lệ % ứng viên đạt yêu cầu 

Trong bản báo cáo, tỷ lệ % ứng viên đạt yêu cầu của công ty sẽ được tính toán theo công thức sau:

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = (Số lượng ứng viên trúng tuyển) : (Tổng số lượng ứng viên)

Trong đó:

• Nếu tỷ lệ đạt cao: Chứng tỏ hoạt động tìm kiếm, phát triển nguồn nhân lực đang đi đúng hướng. Nhưng để chắc chắn nhất thì các headhunter cần phải đánh giá một cách rất khách quan nến như tỷ lệ này có dấu hiệu cao hơn so với các tháng trước đó một cách bất thường.
• Nếu tỷ lệ đạt thấp: Bộ phận nhân sự có thể kiểm tra lại một số bước của quy trình tuyển dụng liệu đã phù hợp với ứng viên mục tiêu hay không.

Bước 4: Xác định thời gian tuyển dụng một vị trí 

Trong bản báo cáo tuyển dụng, HR cũng cần nêu rõ về thời gian tuyển dụng cho từng vị trí nhất định để giúp hình dung rõ nét nhất về tiến độ công việc. Từng vị trí sẽ có thời gian dài ngắn khác nhau. Tuy nhiên, nếu một vị trí cần nhiều thời gian tuyển dụng khác nhau có thể do một vài nguyên nhân như

• Không nằm đúng trong mùa cao điểm tuyển dụng, vị trí cần tìm nằm ở các ngành hiếm có, cần nhiều thời gian đào tạo
• Quy trình quá phức tạp, triển khai đăng tin chưa hiệu quả…..

Trên đây là một số điều cơ bản về báo cáo tình hình tuyển dụng. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ về cách lập báo cáo quan trọng của phòng nhân sự này cho riêng mình.