3 bước xây dựng nội quy văn phòng làm việc hiệu quả
Nội quy văn phòng làm việc là thước đo chuẩn mực mang tính kỷ luật của mọi tổ chức và doanh nghiệp. Để đáp ứng phần lớn nhu cầu của bạn đọc, trong bài viết này RaoXYZ sẽ chia sẻ cách xây dựng một nội quy văn phòng làm việc khoa học và hiệu quả nhất!
Vai trò và ý nghĩa của nội quy văn phòng làm việc
Nội quy văn phòng làm việc là gì? Hiểu một cách đơn giản, đây là tổng hợp những quy định chung nhằm điều chỉnh và thống nhất hành vi ứng xử tại nơi làm việc. Xây dựng nội quy là một cách thiết thực nhất để nâng cao hiệu suất làm việc, tính chuyên nghiệp, đồng thời giúp định hình chuẩn mực văn hóa nội bộ doanh nghiệp.
Hãy thử tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra nếu một công ty không có nội quy làm việc? Sẽ ra sao nếu mọi nhân viên không tuân thủ đúng giờ làm việc? Tình trạng đi muộn về sớm, nghỉ phép tự do liệu có ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của một tổ chức? Câu trả lời chắc chắn là có!
Bên cạnh đó, một công ty thiếu đi nội quy làm việc sẽ khó có thể đạt hiệu quả công việc cao. Nếu nhân viên dành quá nhiều thời gian làm việc riêng, tán gẫu, và giải trí sẽ gây ra sự gián đoạn trong hiệu quả công việc. Hiệu ứng lan truyền theo đó sẽ gây ra hệ lụy xấu cho những đồng nghiệp xung quanh, làm sụt giảm nghiêm trọng hiệu quả công việc của cả một tập thể.
Cuối cùng, nếu thiếu đi nội quy, doanh nghiệp đó sẽ không xây dựng được văn hóa doanh nghiệp. Việc không thống nhất được cách ứng xử và hành vi của nhân viên sẽ tạo ra sự xung đột về cả văn hóa và lợi ích trong công ty. Nhân viên chính là bộ mặt của doanh nghiệp, là hình ảnh giúp truyền tải văn hóa doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Nếu một doanh nghiệp không có được một văn hóa làm việc rõ ràng, thống nhất, doanh nghiệp đó khó có thể tạo được thiện cảm với khách hàng.
👉 Xem thêm: Giờ hành chính là gì? Quy định giờ làm việc hành chính
3 bước xây dựng một nội quy văn phòng làm việc khoa học và hiệu quả
Một nội quy văn phòng làm việc khoa học vừa phải tạo được sự đồng thuận chung, vừa phải khích lệ được nhân viên tuân thủ và hài lòng. Nội quy lý tưởng nhất nên được xây dựng theo 3 bước sau:
Bước 1: Xây dựng điều khoản về nghĩa vụ của nhân viên
Nghĩa vụ của nhân viên bao gồm một số yêu cầu về thời gian làm việc, tác phong và văn hóa ứng xử, các quy tắc về an toàn lao động, trách nhiệm quản lý tài sản chung:
- Về thời gian làm việc: Mọi nhân viên phải tuân thủ làm việc đúng giờ theo quy định. Ví dụ: Thời gian làm việc 8 tiếng/ ngày, làm việc từ thứ 2 đến thứ 7, buổi sáng bắt đầu từ 8h, kết thúc lúc 17h30, nghỉ trưa 1 tiếng 30 phút,….
- Về tác phong và văn hóa ứng xử: Không làm việc riêng trong giờ, tuân thủ yêu cầu về đồng phục, thái độ trung thực và có tinh thần làm việc trách nhiệm,…
- Về các quy tắc an toàn lao động: không hút thuốc, rượu bia, bài bạc trong văn phòng công ty, tuân thủ các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy, không có mặt trong giờ làm việc phải được sự cho phép của cấp trên hoặc người quản lý.
- Về trách nhiệm quản lý tài sản chung: có ý thức giữ gìn và bảo quản tài sản chung,các quy định về mượn, trả và bàn giao tài sản,….
👉 Xem thêm: Bí quyết xây dựng phong cách làm việc nơi công sở
Bước 2: Xây dựng điều khoản về xử phạt
Nội quy văn phòng làm việc là văn bản quy định chỉ áp dụng cho nội bộ của tổ chức. Tuy nhiên các điều khoản về xử phạt bắt buộc phải có nhằm chấn chỉnh các hành vi không tuân thủ và để hạn chế tối đa các hành vi vi phạm trong tương lai. Các điều khoản xử phạt có thể bao gồm:
- Khiển trách, nhắc nhở đối với hành vi lần đầu vi phạm.
- Khiển trách dưới hình thức công khai đối với các hành vi vi phạm nhiều lần.
- Với các mức độ nặng hơn có thể áp dụng các hình thức cắt thưởng, trừ lương,…
- Ở mức độ nặng nhất, khi nhân viên không có thái độ tiếp thu và tái phạm nhiều lần có thể áp dụng hình thức buộc thôi việc.
👉 Xem thêm: 6 cách quản lý công nhân hiệu quả cho doanh nghiệp!
Bước 3: Xây dựng điều khoản về khen thưởng
Nội quy văn phòng làm việc sẽ không thể thiếu các điều khoản về khen thưởng khi một cá nhân, hoặc một nhóm làm tốt theo yêu cầu và nghĩa vụ. Các chế độ khen thưởng có thể là:
- Các mức lương, phụ cấp, các khoản thưởng như: chuyên cần, phúc lợi,… theo quy định luật lao động.
- Công ty tạo điều kiện thuận lợi về dụng cụ làm việc, điều kiện về thời gian làm việc.
- Khen thưởng các dịp lễ tết, ngày kỉ niệm, sinh nhật,…
- Quy chế về thăng tiến trong công việc rõ ràng khi nhân viên đạt đủ hiệu quả và thời gian gắn bó.
- Các khóa đào tạo, ngắn hạn, dài hạn hoặc thuê ngoài được tổ chức thường niên cho nhân viên,…
👉 Xem thêm: Môi trường làm việc 4.0: Môi trường làm việc của tương lai
Nội quy văn phòng làm việc là một hình thức quản lý nhân viên hiệu quả, vừa tạo được tính kỷ luật trong nội bộ tổ chức, vừa giúp định hình và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên đã mang đến những thông tin hữu ích cho các bạn! Đừng quên để lại ý kiến bình luận để được RaoXYZ giải đáp thêm nhé!
